要領よく話す5つのポイント

今日は、「相手に伝える」をテーマに書かせていただきます。
当社の朝礼のことで恐縮ですが、毎朝9時から15分間朝礼があります。
司会者は当番制で、式次第に沿ってテキパキと進めてもらっています。
「今日のひとこと」というコーナーがありまして、当番は3分間スピーチをしなければなりません。
新聞やテレビで見たこと、日ごろ感じていることなど何でもＯＫ。
2週間に一回は当たりますので、月に2回、年にすると24回、みんなの前で話す機会があります。
約10年前からやっていますので、長い人で240回以上は軽くその機会があった計算になります。
これだけ人前で話す機会がありますと、地元の会合、ＰＴＡ、婦人会など、どんなところでも臆せず話すことが出来るようになったという社員もいます。
さて、ここで「人に伝えるときのポイント」をご紹介します。
というか、私が聞き手に回ったとき、こうな風に話してほしいというポイントです。
なぜなら、私はこう見えても短気なものですから、いつも社員の報告を聞く立場として、要領を得ないとイライラするのです。（笑）
相手に「わかりやすく伝える」ポイントです。
（あくまでも、ビジネスでの場面を想定しています。）
1つ目は、相手に聞く姿勢を持ってもらうことです。
たとえば「社長、報告です。・・・・」という風に、最初にひと言うことです。
連絡なのか、報告なのか、相談なのか、言ってから内容を伝えるとうまく伝わります。
報告は、結果や済んだことに対すること。
連絡は、これから起こること。
相談は、お尋ねごと。
これを最初に言うことで、相手に聞く姿勢をもってもらえます。
先日、私が会社に帰ると「社長、報告です！吉報です！・・・」と、言った社員がいました。
私は、思わず「なんがあったと？？」と、なりました。
そう、聞く姿勢が整ったのです。
その後、私はワクワクしながら彼の報告を聞くことに。
内容は、見積もりを出していたパソコンが決まったとのことでした。
「よかったね～！！」と、彼に声かけました。
朝礼の例ですと、「先日、新聞で読んだことですが・・・・」、「昨日、お客様とのやり取りで、こんなことがありました・・・・」とはじめると、相手に「なんだろうか？」と聞く姿勢を持ってもらえます。
前置きが大切ですね。
2つ目は、なるべく、5Ｗ1Ｈ（いつ・どこで・誰が・なにを・どのように・どうした）で話すことです。
6つがすべてそろわなくてもいいです。簡潔に言うことです。
たとえば、「社長！○○様から、電話がありました～。」と社員からよく言われます。
これだけだと、私は、「いつ？」「なんて？」・・・となります。結構イライラします（笑）。
スピードを重視する当社にとって特に大切なのは、「いつ？」なんです。
それで、次にどうしなければならないか、優先順位が違ってくるからです。
3つ目は、「関係ないことは言わない。」ことです。
いらない情報、話の枝葉は極力要りません。
たとえば、こちらから「お客様で○○様は、今日来店されましたか？」と、質問したときに、「イエス」か「ノー」で良いものを、
「その方は、昨日うぬんかんぬん・・・・」となって、質問以外のことまで話す人がいます。
時間の無駄とまでは言いませんが、聞きたいポイントだけ答えてもらえばそれで済むのに、といつも思います。
4つ目は、同じことを何回も言わないことです。
これは、年をとるほど何回も言う傾向にあります。
強調するときは大切ですが、多くて2回までです。
そのときも、「繰り返しになりますが、・・・」や「先ほども言いましたが・・・」などと言ったほうが、印象よく伝わります。
5つ目は、挨拶などの時よく使う手ですが、話したい内容を3つぐらいにまとめることです。
3つぐらいですと、簡単に覚えておくことが出来ますし、何を言っているかわからなくなるとこともありません。
また、内容的には実際にあった事例や出来事、また、たとえ話しなどをするといっそう効果的です。
さて、以上5つは、あくまでも私の性格上、こう伝えてほしいというポイントが入っていますので、参考にはならないかもしれませんが、要は、短い言葉で簡潔に要領よく伝えていただければ、相手によく伝わるということです。
さて、何でこんな事を書いたかというと、社員に要領よく私に伝えてほしいからです。（笑）